ـ کمبود کارشناسان و متخصصین کارآمد در مباحث اصلاح و بهبود روشها، عدم پرداختن مراکز آموزش کارکنان دولت و نیز مراکز آموزش عالی به آموزشهای خاص روشها و سیستمها و اندک بودن سهم دروس مربوطه به بخش (همچون تجزیه و تحلیل سیستمها، مهندسی سیستم، پژوهش عملیاتی و ...) در آموزشهای علوم اداری و مدیریت، موجب رکود و توقف اقدامات اصلاحی در این بخش گردیده است.

ـ روشها و رویه ‎های مورد عمل دستگاههای اجرایی به هیچ وجه پاسخگوی نیازهای واقعی مردم نبوده و در این روشها و رویه ‎ها توجه به سازمان بعنون اصل مطرح است و هرگونه تغییر در این موارد قبل از آنکه حل مشکلات مردم را توجه نماید به حفظ منافع و مصالح سازمانها اندیشیده است.

ـ حجم وسیع قوانین و مقررات و تغییرات سریع در آنها موجب کم توجهی به طراحی و برقرای نظامهای اجرایی مربوط به آنها گردیده و بسیاری از قوانین و مقررات علیرغم اینکه در متن خود مشکلات مردم را توجه قرار داده ‎اند بدلیل فقدان روشهای اجرایی مناسب برای آنها به اهداف خود نرسیده ‎اند.

ـ تراکم بیش از حد امور جاری و گرفتاری کارکنان و مدیران در جوابگویی به مراجعات مردم، آنها را از پرداختن به اصلاح روشها بازداشته و کم کم ناکارآمدی این روشها برای مجریان و مردم امری عادی و قابل قبول شده است.

ـ در برخی موارد همانند استفاده از رایانه و فن‏آوری نوین نیز که امکان تحول و تغییر در روشهای انجام کار را می ‎توانست فراهم نماید فقدان سیاستگذاری و نظارت لازم از طرف مراجع ذیربط منجر به توسعه بی ‎رویه و پرهزینه اینگونه موارد گردیده و کارآمدی لازم نیز کمتر حاصل شده است.

ـ روشهای اجرایی و آئین ‎نامه ‎ها متناسب با قوانین و مقررات موضوعه نبوده ومجموعه این سازوکارها در جهت حل مشکلات مردم نمی ‎باشد.

نقاط قوت:

ـ قانون ‎گرایی و توجه به قانونمندی

ـ درک اهمیت و اصرار مدیریت عالی بر اصلاح سیستم ‎ها و روش ‎ها

ـ وجود سازوکارهای لازم برای اصلاح سیستم ‎ها و روش ‎ها نظیر هیأت دولت و شورای عالی اداری

ـ توجه به مهندسی سیستم ‎ها و روش ‎ها

ـ برقراری روش ‎های مدون و منطقی در دستگاه ‎های اجرایی کشور

ـ رفع نارسایی ‎ها و ابهامات موجود در قوانین و مقررات دستگاه ‎های اجرایی

ـ ضابطه ‎مندکردن عملیات اداری

ـ امکان اطلاع ‎رسانی صحیح و به موقع به خدمت ‎گیرندگان

نقاط ضعف:

ـ مدون ‎نبودن و عدم ضابطه ‎مندی عملیات اداری

ـ فقدان برنامه ‎ریزی مدون در زمینه بهبود سیستم ‎ها و روش ‎های انجام کار

ـ کمبود نیروی انسانی متخصص در زمینه سیستم ‎ها و روش ‎ها

ـ عدم آموزش لازم کارکنان شاغل در واحد سیستم ‎ها و روش ‎ها

ـ عدم توجه به آشنایی مدیران بر اهمیت و جایگاه بهبود سیستم ‎ها و روش ‎ها

ـ فقدان توجه به مستندسازی روش ‎های مورد عمل

ـ فقدان شبکه راهبردی سازوکارهای حماتی ـ‌ پشتیبانی ‎های تخصصی

ـ عدم همکاری لازم از سوی برخی مدیران و کارکنان در امر اصلاح سیستم ‎ها و روش ‎ها

ـ کم ‎توجهی به نقش بهبود روش ‎ها و رویه ‎های جاری مورد عمل در جلب رضایت مراجعین و مخاطبین

فرصت ‎ها:

ـ تحول ‎طلبی در نهادهای تصمیم ‎گیری و اجرایی

ـ پیشرفت روزافزون در قابلیت ‎های تکنولوژی اداری

تهدیدها:

ـ حاکمیت ساختارهای غیرهدفمند و غیرمتناسب با تغییرات و مقتضیات (فقدان عقلانیت علمی)

ـ فقدان ساختارها و نظام ‎های اساسی هماهنگ ‎کننده فراقوه ‎ای

رویکردهای اصلاح سیستم ها و روشها

اصلاح سیستم ها و روشهای انجام کار به لحاظ ماهیت و نوع عملیاتی که طلب می ‎کند و نیز گستردگی و فراگیری آن لزوماً رویکردی برنامه ‎ای با گرایش راهبردی ـ کاربردی در امر سیاستگذاری و برنامه ‎ریزی و رویکردی مشارکتی در عملیات و اجرا می ‎باشد.

از اینرو لزوماً‌ می ‎بایستی سیاستها و خط ‎مشی ‎ها و ضوابط و اصول کلی آن توسط یک مرکزیت کشوری انجام و هدایت و رهبری گردد و در اجرا نیاز به مشارکت فعال، فراگیر و همه جانبه بخش ‎های مختلف دولت و تمامی اعضاء و کارکنان بین بخشی و بخشهای داخلی دستگاههای دولتی دارد. لذا رویکردهای زیر پیشنهاد می ‎گردد:

ـ اصلاح فرایند با رویکرد مدیریت کیفیت جامع شامل:

ـ توجه به اصل بهبود مستمر

ـ مشتری ‎مداری و توجه به رضایت مخاطبان

ـ مشارکت همه جانبه کارکنان

ـ یادگیری سازمانی (بعنوان بستر استقرار مدیریت کیفیت جامع مبتنی بر اصول سازمانهای یادگیرنده:

1ـ دورنمای مشترک

2ـ عامل بودن افراد (ویژگیهای فردی)

3ـ یادگیری تیمی

4ـ اصلاح مدل ‎های ذهنی

5ـ دید سیستمی

اهداف:

ـ افزایش اثربخشی و کارآیی و بهسازی و مدیریت بهره ‎وری در دستگاههای دولتی

ـ افزایش رضایتمندی در کارکنان مردم

ـ توقف گسترش بی ‎رویه و غیرضرور تشکیلات دولت

ـ ارتقاء سطح پاسخگوی دولت

ـ کاهش هزینه ‎های عمومی (هزینه های مردم و دستگاههای دولتی

ـ کاهش مراکز تصمیم ‎گیر و کنترل در طی فرآیندهای عملیاتی)

ـ افزایش کیفیت

راهبرد اصلی

ـ بهبود مستمر فرایندها

ـ مهندسی مجدد ساختارها و استانداردهای اداری معطوف به اهداف توسعه

ـ فراگیر کردن فن‏آوری اطلاعات و مدیریت مناسب و هماهنگ با تحولات جهانی

راهبردهای اختصاصی:

ـ کاهش مراکز تصمیم ‎گیری و مراحل انجام کار و اعمال کنترل در طی فرآیند

ـ توزیع صحیح اختیار و مسئولیت و تفویض اختیار به واحدهای خارج از مرکز

ـ طراحی مجدد ساختار سازمانی و ایجاد اصلاحات ریشه ‎ای از طریق فرآیند کارها

ـ ترویج فرهتگ بهبود فرآیندها در واحدهای اجرایی و بهبود مستمر

ـ ایجاد مبنا و معیار برای اندازه ‎گیری درجه اثربخشی فرایندها

ـ آموزش شیوه ‎ها و مهارتهای مستندسازی به کارکنان و انجام فعالیتهای استاندارد شده

ـ بهبود ترکیب نیروی انسانی سازمانها از طریق اصلاح فرآیندها

ـ افزایش توان تخصصی کارکنان در حوزه فعالیت های سازمانی

ـ اصلاح و تعدیل سیستم های زائد در جهت تسهیل فرایندهای عملیاتی

ـ ایجاد زمینه ‎ها و بسترهای لازم برای تحول در قوانین و مقررات، دستورالعمل ‎ها و آئین نامه ‎های مورد عمل.

متن کامل این مقاله که در بیست وشش صفحه تنظیم شده است را می توانید از اینجا خریداری کنید!