ـ کمبود کارشناسان و متخصصین کارآمد در مباحث اصلاح و بهبود روشها، عدم پرداختن مراکز آموزش کارکنان دولت و نیز مراکز آموزش عالی به آموزشهای خاص روشها و سیستمها و اندک بودن سهم دروس مربوطه به بخش (همچون تجزیه و تحلیل سیستمها، مهندسی سیستم، پژوهش عملیاتی و ...) در آموزشهای علوم اداری و مدیریت، موجب رکود و توقف اقدامات اصلاحی در این بخش گردیده است.
ـ روشها و رویه های مورد عمل دستگاههای اجرایی به هیچ وجه پاسخگوی نیازهای واقعی مردم نبوده و در این روشها و رویه ها توجه به سازمان بعنون اصل مطرح است و هرگونه تغییر در این موارد قبل از آنکه حل مشکلات مردم را توجه نماید به حفظ منافع و مصالح سازمانها اندیشیده است.
ـ حجم وسیع قوانین و مقررات و تغییرات سریع در آنها موجب کم توجهی به طراحی و برقرای نظامهای اجرایی مربوط به آنها گردیده و بسیاری از قوانین و مقررات علیرغم اینکه در متن خود مشکلات مردم را توجه قرار داده اند بدلیل فقدان روشهای اجرایی مناسب برای آنها به اهداف خود نرسیده اند.
ـ تراکم بیش از حد امور جاری و گرفتاری کارکنان و مدیران در جوابگویی به مراجعات مردم، آنها را از پرداختن به اصلاح روشها بازداشته و کم کم ناکارآمدی این روشها برای مجریان و مردم امری عادی و قابل قبول شده است.
ـ در برخی موارد همانند استفاده از رایانه و فنآوری نوین نیز که امکان تحول و تغییر در روشهای انجام کار را می توانست فراهم نماید فقدان سیاستگذاری و نظارت لازم از طرف مراجع ذیربط منجر به توسعه بی رویه و پرهزینه اینگونه موارد گردیده و کارآمدی لازم نیز کمتر حاصل شده است.
ـ روشهای اجرایی و آئین نامه ها متناسب با قوانین و مقررات موضوعه نبوده ومجموعه این سازوکارها در جهت حل مشکلات مردم نمی باشد.
نقاط قوت:
ـ قانون گرایی و توجه به قانونمندی
ـ درک اهمیت و اصرار مدیریت عالی بر اصلاح سیستم ها و روش ها
ـ وجود سازوکارهای لازم برای اصلاح سیستم ها و روش ها نظیر هیأت دولت و شورای عالی اداری
ـ توجه به مهندسی سیستم ها و روش ها
ـ برقراری روش های مدون و منطقی در دستگاه های اجرایی کشور
ـ رفع نارسایی ها و ابهامات موجود در قوانین و مقررات دستگاه های اجرایی
ـ ضابطه مندکردن عملیات اداری
ـ امکان اطلاع رسانی صحیح و به موقع به خدمت گیرندگان
نقاط ضعف:
ـ مدون نبودن و عدم ضابطه مندی عملیات اداری
ـ فقدان برنامه ریزی مدون در زمینه بهبود سیستم ها و روش های انجام کار
ـ کمبود نیروی انسانی متخصص در زمینه سیستم ها و روش ها
ـ عدم آموزش لازم کارکنان شاغل در واحد سیستم ها و روش ها
ـ عدم توجه به آشنایی مدیران بر اهمیت و جایگاه بهبود سیستم ها و روش ها
ـ فقدان توجه به مستندسازی روش های مورد عمل
ـ فقدان شبکه راهبردی سازوکارهای حماتی ـ پشتیبانی های تخصصی
ـ عدم همکاری لازم از سوی برخی مدیران و کارکنان در امر اصلاح سیستم ها و روش ها
ـ کم توجهی به نقش بهبود روش ها و رویه های جاری مورد عمل در جلب رضایت مراجعین و مخاطبین
فرصت ها:
ـ تحول طلبی در نهادهای تصمیم گیری و اجرایی
ـ پیشرفت روزافزون در قابلیت های تکنولوژی اداری
تهدیدها:
ـ حاکمیت ساختارهای غیرهدفمند و غیرمتناسب با تغییرات و مقتضیات (فقدان عقلانیت علمی)
ـ فقدان ساختارها و نظام های اساسی هماهنگ کننده فراقوه ای
رویکردهای اصلاح سیستم ها و روشها
اصلاح سیستم ها و روشهای انجام کار به لحاظ ماهیت و نوع عملیاتی که طلب می کند و نیز گستردگی و فراگیری آن لزوماً رویکردی برنامه ای با گرایش راهبردی ـ کاربردی در امر سیاستگذاری و برنامه ریزی و رویکردی مشارکتی در عملیات و اجرا می باشد.
از اینرو لزوماً می بایستی سیاستها و خط مشی ها و ضوابط و اصول کلی آن توسط یک مرکزیت کشوری انجام و هدایت و رهبری گردد و در اجرا نیاز به مشارکت فعال، فراگیر و همه جانبه بخش های مختلف دولت و تمامی اعضاء و کارکنان بین بخشی و بخشهای داخلی دستگاههای دولتی دارد. لذا رویکردهای زیر پیشنهاد می گردد:
ـ اصلاح فرایند با رویکرد مدیریت کیفیت جامع شامل:
ـ توجه به اصل بهبود مستمر
ـ مشتری مداری و توجه به رضایت مخاطبان
ـ مشارکت همه جانبه کارکنان
ـ یادگیری سازمانی (بعنوان بستر استقرار مدیریت کیفیت جامع مبتنی بر اصول سازمانهای یادگیرنده:
1ـ دورنمای مشترک
2ـ عامل بودن افراد (ویژگیهای فردی)
3ـ یادگیری تیمی
4ـ اصلاح مدل های ذهنی
5ـ دید سیستمی
اهداف:
ـ افزایش اثربخشی و کارآیی و بهسازی و مدیریت بهره وری در دستگاههای دولتی
ـ افزایش رضایتمندی در کارکنان مردم
ـ توقف گسترش بی رویه و غیرضرور تشکیلات دولت
ـ ارتقاء سطح پاسخگوی دولت
ـ کاهش هزینه های عمومی (هزینه های مردم و دستگاههای دولتی
ـ کاهش مراکز تصمیم گیر و کنترل در طی فرآیندهای عملیاتی)
ـ افزایش کیفیت
راهبرد اصلی
ـ بهبود مستمر فرایندها
ـ مهندسی مجدد ساختارها و استانداردهای اداری معطوف به اهداف توسعه
ـ فراگیر کردن فنآوری اطلاعات و مدیریت مناسب و هماهنگ با تحولات جهانی
راهبردهای اختصاصی:
ـ کاهش مراکز تصمیم گیری و مراحل انجام کار و اعمال کنترل در طی فرآیند
ـ توزیع صحیح اختیار و مسئولیت و تفویض اختیار به واحدهای خارج از مرکز
ـ طراحی مجدد ساختار سازمانی و ایجاد اصلاحات ریشه ای از طریق فرآیند کارها
ـ ترویج فرهتگ بهبود فرآیندها در واحدهای اجرایی و بهبود مستمر
ـ ایجاد مبنا و معیار برای اندازه گیری درجه اثربخشی فرایندها
ـ آموزش شیوه ها و مهارتهای مستندسازی به کارکنان و انجام فعالیتهای استاندارد شده
ـ بهبود ترکیب نیروی انسانی سازمانها از طریق اصلاح فرآیندها
ـ افزایش توان تخصصی کارکنان در حوزه فعالیت های سازمانی
ـ اصلاح و تعدیل سیستم های زائد در جهت تسهیل فرایندهای عملیاتی
ـ ایجاد زمینه ها و بسترهای لازم برای تحول در قوانین و مقررات، دستورالعمل ها و آئین نامه های مورد عمل.
متن کامل این مقاله که در بیست وشش صفحه تنظیم شده است را می توانید از اینجا خریداری کنید!